Fatura kontrolü de yapıldıktan sonra, sıra evrakların bilgisayara girilmesine gelir. Genelde yeni işe başlayan bir kişiye işletme usulü dediğimiz 2. Sınıf işletmelerin faturaları bilgisayara işletilir.

            Evrakların bilgisayara işlenmesine geçmeden önce size kullandığımız muhasebe programı hakkında bilgiler aktarılması gerekir. Burada yeri gelmişken biraz muhasebe programları hakkında bilgiler verelim.

Hangi muhasebe programı kullanılırsa kullanılsın muhasebe programları aşağı yukarı şu kısımların kullanılması gerekir.

               Firma tanıtım bilgilerinin girileceği Firma Bilgileri modülü

            İşletme-Serbest meslek modülü

            Genel Muhasebe (Bilanço usulü muh.)

            Ücret bordrosu modülü

            Beyannamelerin hazırlandığı modül (e-beyanname , S.M.M.M. büro )

            Demirbaş modülü

            Kira entegre modülü

            Beyannameyi gönderecek olan muhasebecinin tanıtıldığı Muhasebeci Modülü gibi modüller bulunur.

 

Muhasebe programı size tanıtıldıktan sonra evrak işleme kısmına geçebilirsiniz.

Öncelikli olarak faturaları işlenecek firmanın işletme mi, bilançomu olduğu tespit edilir. İşletme ise İşletme/S.meslek modeline, Bilanço ise Bilanço veya Genel Muhasebe modülüne girilir.

İkinci olarak işleyeceğiniz firma, firma listesinden seçilir.

Üçüncü olarak işleyeceğiniz ay seçilir.

Bu anlatılan işlemler faturaların bilgisayara işlenmesinde en önemli noktalardır. Neden mi?
a.) Mükellef işletme usulüne tabi ise siz bilanço modülünü ekrana çağırdığınızda aradığınız firmayı bulamazsınız. Bunun tam tersi de olabilir yani bilanço olan firmayı işletme modülünde ararsanız firmayı bulamazsınız.

b.) Firma isimleri listesinden işleyeceğimiz firmayı seçmeyi unutup ekranda olan herhangi bir mükellefin bilgileri üzerine evrakları işletmeye devam ederseniz iki tane mükellefin beyannamesini yanlış göndermiş olursunuz. Bunun için doğru firmayı seçmek önemlidir.

c.) İşleyeceğiniz ayın seçilmesi: Firma seçimi işlemi kadar faturayı işleyeceğiniz AY seçimi de önemlidir. Örneğin ekim ayına gireceğimiz evrakları eylül ayına girilirse hem eylül ayının kdv beyannamesi bozulmuş olur hem de bu bilgilere dayalı olarak işletmenin durumuna göre işletme ise işletme hesap özetini, bilanço ise gelir tablosunu bozmuş olursunuz. Artı ekim aynın bilgilerini yanlışlıkla eylül ayına girdiğinden bilgisayarda ekim ayı girilmemiş görünür. Bunun içindir ki ay seçimi de mükellef seçimi kadar önemlidir.


Bu bilgileri de doğru olarak yaptıktan sonra elinize aldığınız faturaları bilgisayarınıza girebilirsiniz.
Faturaları bilgisayara girerken mükellefin yaptığı iş veya faaliyet de bizim için önemlidir.
Örneğin mükellef bakkal ise almış olduğu faturaların çoğu mal alışı faturalarıdır. Bu faturalar 153 kodunun altında şöyle sıralanabilir.

               153 ANA (KEBİR HESAP) MAL ALIŞLARI

            153 00 % 0’LI mal alışları

            153 01 % 1’li mal alışları

            153 08 % 08’li mal alışları

            153 18 %18’li mal alışları

 

Gibi kodlar kullanarak muhasebeleştirilir. Faturaları bilgisayara şu sıra ile girersiniz.
Hesap kodu, evrak tarihi, evrak numarası, kimden alındığı, matrah, kdv, toplam şeklindeki sıralama ile işlersiniz.

Satış gelir faturalarını da 600’lü hesabın altındaki

               600 MAL SATIŞLARI

            600 0 kontor satışları

            600 00 tekel sigara vb. mal satışları

            600 000 %0’lı gazete satışları

            600 01 %01’li mal satışları

            600 08 %08’li mal satışları

            600 09 %08’li hizmet bedeli satışları

            600 18 %18’li mal satışları

            600 19 %18’li hizmet bedeli satışları


Şeklindeki hesap kodlarını kullanarak muhasebeleştirebilirsiniz. Muhasebe de sadece mal alış ve satış faturaları olmaz. Bunların yanında gider faturaları da vardır. İşleyeceğiniz faturalarda yazan açıklama kısmına göre 7 hesap grubunun altındaki gider hesapları kullanılarak muhasebeleştirilir.


Örneğin Elektrik faturası 770 3 01 Elektrik giderleri hesabına

Telefon faturası 770 3 02 haberleşme giderleri hesabına

Muhasebe ücreti 770 3 06 Serbest Meslek Ücret Giderleri hesabına

Kira faturası 770 4 01 kira giderleri hesabına

Faturalar işlendikten sonra kdv kontrollerinin yapılması gerekir. Bu işlem şöyle yapılır.

 

KDV KONTROLÜ NASIL YAPILIR?

            Kdv kontrolü 2 şekilde yapılabilir.

1.) KDV.leri kontrol etmek için öncelikle bir tane boş kağıt alınır. Bu kağıdı üzerine;

MATRAH 

KDV 

TOPLAM

%    0.LI KDV

 

 

 

%    1.Lİ KDV

 

 

 

%    8.Lİ KDV

 

 

 

%   18.Lİ KDV

 

 

 

TOPLAM

 

 

 

Şeklinde tablo hazırlanır. Faturalardaki KDV’.ler %1’li %8li %18’li olarak ayrı ayrı toplanır. Faturalar üzerinden matrahlar matrah kısmına KDV.ler KDV.ye, toplamları toplam kısmına yazılarak faturaların toplamları alınır. Sonra bilgisayar programından mizan çekilir. Buradaki İndirilebilecek KDV toplamı 191 İndirilebilecek KDV nin altındaki 191 01, 191 08, 191 18 li aylık toplamlar ile faturaların toplamlarını aldığınız tablonuz ile karşılaştırırız. Rakamlar birbirlerini tutuyorsa işlemler doğrudur. Fark varsa 191 hesabının altındaki hangi kdv’de fark varsa muavin dökümü alınarak faturalar üzerinden tek tek kontrol edilir. Fark olan kayıt bulunur ve düzeltilir. Düzeltme işleminden sonra tekrar mizan alınarak rakamlar kontrol edilir. İşlemler doğru ise aynı işlemler satış gelir faturaları için de yapılır.

% 0 kdv.li satışlarınız (Özel matraha tabi tekel, sigara, kontör) beyannamenin alt kısmında özel matraha tabi işlemler kısmında gözükür. Bu satışlarınızdaki rakamlar kdv kısmını etkilemez; ama aylık satış hasılatınızı ve kümülatif satış hasılatınızı artırır. Yani beyanname yapılırken % 0 kdv.li satışlarımızı da kontrol etmemiz gerekir.

Satış faturalarımız içinde (yukarıdaki tablonun aynısı )Matrah KDV Toplam şeklinde liste hazırlanır.
%1,  %8,  %18, şeklinde liste yapılır. Kontrol yapılır. Bu kontrol işleminden sonra kdv beyannamesini hazırlayabilirsiniz. Bu işlemler KDV nin hazırlanması için ön aşamadır.

Bu arada şunları da söyleyeyim. Mükelleflerin mal alış gider faturalarının yanında bazen demirbaş dediğimiz (bilgisayar, büro mobilyası, makine tesisat, cep telefonu, taşıt, bina, arsa ve arazi alışları da olur. Bunlara da Fatura üzerinde KDV uygulanmış ise indirim konu yapılır ve 191 hesabın altında demirbaş alış kdv.leri diye ayrıca bir muavin hesap açılarak bu hesapların altında kdv.leri izlenir. İlgili ayda demirbaş alışı varsa bunlarında kontrolünün yapılması gerekir. Aynı işlemler satış işlemleri içinde geçerlidir.

2.) Bu kadar detayla uğraşmak istemiyorsanız direkt olarak 191 ve 391 hs. Altındaki %1, %8, %18, şeklinde yazılı olan hesapların muavinleri alınır. Bu dökümler faturalar ile tek tek karşılaştırılır. Rakamlar doğru ise kdv beyannamesini hazırlamaya geçebilirsiniz.