Bu yazıyı yıllarca çalışma hayatımda edindiğim tecrübelerime dayanarak yazmaya karar verdim. İlk olarak muhasebe bürosunda veya işyerlerinde çalışmaya başlayan birine neleri öğrettiğimizi düşünerek uygulamalı bir şekilde aşamalı olarak yazmaya başladım.

            Düşünün ki herhangi bir muhasebe bürosunda veya işyerinde çalışmaya başladınız. Size ilk olarak neler gösterilir?

            Çalışacağınız masa ve bilgisayar gösterilir. Telefon santral sistemi ile çalışıyor ise çalışanların dâhili numaraları yazdırılır. Bürodaki veya ofisteki dosyalama düzeni anlatılır. Bu konuyu biraz irdeleyelim. Aşağı yukarı bütün muhasebe bürolarında her mükellefin ayrı ayrı klasörleri olur. Bu klasörler içerisinde;


            - Yazışma Dosyası

            - Katma Değer Vergisi Dosyası

            - Muhtasar Beyannamesi Dosyası

            - SGK Dosyası (İşçi çalıştırıyorsa)

            - Geçici vergi / Gelir vergisi Beyannamesi dosyası

            - Faturalar Dosyası bulunur.

 

            Muhasebe bürolarında mükelleflerin dosyaları (mükelleflerin sınıfına göre) işletmeler bir tarafta bilanço veya şirketler bir tarafta ayrı ayrı dolaplarda ayrı ayrı klasörlerde takip edilir. Size bu dosyaların bulunduğu dolaplar gösterilir. Genel olarak ya mükelleflere mükellef sıralarına göre sıra numarası veya dosya numarası verilir ya da alfabetik sıraya göre mükelleflerin dosyaları dolaplarda takip edilir.

            Bir şirket içerisinde birden fazla firma muhasebesi tutuluyor ise yukarıda anlattığım dosyalama düzeni hemen hemen o şirkette de uygulanır. Bir şirkette tek bir şirketin muhasebesini tutuyor iseniz muhasebe bürosunda bir klasörün içinde takip ettiğiniz her dosyayı ayrı ayrı klasörlerde takip edebilirsiniz. Örneğin yazışma dosyasını ayrı bir klasörde, KDV, Muhtasar, Geçici Vergi beyannamelerini ayrı ayrı klasörde takip edebilirsiniz. Bu dosyalarda bulunması gerekenlerde aşağıda belirtilmiştir.

 

               BEYANNAME DOSYALARINDA BULUNMASI GEREKENLER

A-) YAZIŞMA DOSYASINDA BULUNMASI GEREKENLER

               İŞLETME VEYA ŞİRKET SAHİBİNİN KİMLİK FOTOKOPİSİ

               İŞLETME VEYA ŞİRKET SAHİBİNİN 2 ADET RESİM

               İŞLETME VEYA ŞİRKET SAHİBİNİN İKAMETGÂH BELGESİ

               İŞLETME VEYA ŞİRKET SAHİBİNİN NÜFUS KAYIT ÖRNEĞİ

               İŞLETME VEYA ŞİRKET SAHİBİNİN İMZA SİRKÜSÜ/İMZA BEYANI

               İŞLETME VEYA ŞİRKETİN KİRA KONTRATI

               İŞYERİ İŞE BAŞLAMA FORMU

               KAYITLI OLDUĞU ODA KAYIT BELGESİ

               KAYITLI OLDUĞU ODA SİCİL TASDİKANAMESİ

               KAYITLI OLDUĞU ODA FAALİYET BELGESİ

               VARSA BELEDİYE İŞYERİ AÇMA VE ÇALIŞTIRMA RUHSATI GİBİ V.B. İŞLETME VEYA ŞİRKETLE İLGİLİ HER TÜRLÜ BELGE BU DOSYADA BULUNUR.

 

B-) KDV BEYANNAMESİNDE BULUNMASI GEREKENLER

               AYLIK KDV BEYANNAMESİ

               TAHAKKUK FİŞİ

               ÖDEME YAPILMIŞ İSE ÖDENDİ DEKONTU

               BİLANÇO USULÜ FİRMALARDA BA-BS BEYANNAMELERİ, TAHAKKUK ALINDI BELGESİ,

               MUTABAKAT FORMALARI KDV BEYANNAMESİNİN ALTINA TAKILIR,

 

 

C-) MUHTASAR BEYANNAMESİNDE BULUNMASI GEREKENLER

               AYLIK KİRA ÖDEME DEKONTLARI

               S.M.MAKBUZU FOTOKOPİLERİ

               SİGORTA DOSYASI BULUNAN FİRMALARDA BORDROLARI

               MUHTASAR BEYANNAME

               TAHAKKUK FİŞİ

               ÖDEME YAPILMIŞ İSE ÖDENDİ DEKONTU

 

Ç-) GEÇİCİ VERGİ BEYANNAMESİNDE BULUNMASI GEREKENLER

               ÜÇ AYLIK DÖNEME AİT MİZAN

               GELİR TABLOSU

               BEYANNAME

               TAHAKKUK FİŞİ

               ÖDEME YAPILMIŞ İSE ÖDENDİ DEKONTU VE GEÇİCİ VERGİ BEYANNAMESİNDEN SONRA;

               YILLIK GELİR VERGİSİ BEYANNAMESİ,

               TAHAKKUK FİŞİ

               ÖDEME YAPILMIŞ İSE ÖDENDİ DEKONTU

 

D-) ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKENLER

               KİMLİK FOTOKOPİSİ

               İKAMETGAH (YERLEŞİM) BELGESİ

               DİPLOMA FOTOKOPİSİ

               BONSERVİS (ÇALIŞMA) BELGESİ

               İŞÇİ İŞE MÜRACAT FORMU

               SAĞLIK RAPORU

               KAN GRUBU KARTI

               2 ADET RESİM

               İŞE GİRİŞ FORMU

               AYLIK İŞÇİYE İMZALATILMIŞ HESAP PUSULASI

 

E-) SİGORTA (SGK) DOSYASINDA BULUNMASI GEREKENLER

               İŞYERİ BİLDİRGESİ

               E-ŞİFRE DOSYASI

               İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI

               AYLIK BORDROLAR

               İMZALI HESAP PUSULASI

               SGK TAHAKKUK FİŞİ

               HİZMET LİSTESİ

               ÖDENDİ DEKONTU

               AYLIK İŞKUR ÇİZELGESİ

 

Bu dosyalamalarla ilgili genel bilgiler sizlere aktarılır. Daha sonra bürodaki iş düzeni hakkında bilgi verilir, iş paylaşımı yapılır.